Manajemen Konflik, Keputusan dan Solusi dalam Organisasi

1. Manajemen Konflik

1.1. Definisi Konflik

Ada beberpa definisi atau pengertian konflik diantaranya adalah :

• Konflik adalah situasi yang terjadi ketika ada perbedaan pendapat atau perbedaan cara pandang diantara beberapa orang, kelompok atau organisasi.
• Konflik adalah sikap saling mempertahankan diri sekurang-kurangnya diantara dua kelompok, yang memiliki tujuan dan pandangan berbeda, dalam upaya mencapai satu tujuan sehingga mereka berada dalam posisi oposisi, bukan kerjasama.

1.2. Aspek Positif Dalam Konflik

Konflik bisa jadi merupakan sumber energi dan kreativitas yang positif apabila dikelola dengan baik. Misalnya, konflik dapat menggerakan suatu perubahan :

1. Membantu setiap orang untuk saling memahami tentang perbedaan pekerjaan dan tanggung jawab mereka.
2. Memberikan saluran baru untuk komunikasi.
3. Menumbuhkan semangat baru pada staf. 
4. Memberikan kesempatan untuk menyalurkan emosi.
5. Menghasilkan distribusi sumber tenaga yang lebih merata dalam organisasi.

Apabila konflik mengarah pada kondisi destruktif, maka hal ini dapat berdampak pada penurunan efektivitas kerja dalam organisasi baik secara perorangan maupun kelompok, berupa penolakan, resistensi terhadap perubahan, apatis, acuh tak acuh, bahkan mungkin muncul luapan emosi destruktif, berupa demonstrasi.

1.3. Penyebab Konflik

Konflik dapat berkembang karena berbagai sebab sebagai berikut:

1. Batasan pekerjaan yang tidak jelas
2. Hambatan komunikasi
3. Tekanan waktu
4. Standar, peraturan dan kebijakan yang tidak masuk akal
5. Pertikaian antar pribadi
6. Perbedaan status
7. Harapan yang tidak terwujud

1.4. Pengelolaan Konflik

Konflik dapat dicegah atau dikelola dengan:

1. Disiplin: Mempertahankan disiplin dapat digunakan untuk mengelola dan mencegah konflik. Manajer perawat harus mengetahui dan memahami peraturan-peraturan yang ada dalam organisasi. Jika belum jelas, mereka harus mencari bantuan untuk memahaminya.
2. Pertimbangan Pengalaman dalam Tahapan Kehidupan: Konflik dapat dikelola dengan mendukung perawat untuk mencapai tujuan sesuai dengan pengalaman dan tahapan hidupnya. Misalnya; Perawat junior yang berprestasi dapat dipromosikan untuk mengikuti pendidikan kejenjang yang lebih tinggi, sedangkan bagi perawat senior yang berprestasi dapat dipromosikan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.
3. Komunikasi: Suatu Komunikasi yang baik akan menciptakan lingkungan yang terapetik dan kondusif. Suatu upaya yang dapat dilakukan manajer untuk menghindari konflik adalah dengan menerapkan komunikasi yang efektif dalam kegitan sehari-hari yang akhirnya dapat dijadikan sebagai satu cara hidup.
4. Mendengarkan secara aktif: Mendengarkan secara aktif merupakan hal penting untuk mengelola konflik. Untuk memastikan bahwa penerimaan para manajer perawat telah memiliki pemahaman yang benar, mereka dapat merumuskan kembali permasalahan para pegawai sebagai tanda bahwa mereka telah mendengarkan.

1.5. Teknik atau Keahlian untuk Mengelola Konflik 

Pendekatan dalam resolusi konflik tergantung pada :

1. Konflik itu sendiri
2. Karakteristik orang-orang yang terlibat di dalamnya
3. Keahlian individu yang terlibat dalam penyelesaian konflik
4. Pentingnya isu yang menimbulkan konflik
5. Ketersediaan waktu dan tenaga

1.6. Strategi Menghadapi Konflik

1.6.1. Menghindar

Menghindari konflik dapat dilakukan jika isu atau masalah yang memicu konflik tidak terlalu penting atau jika potensi konfrontasinya tidak seimbang dengan akibat yang akan ditimbulkannya. Penghindaran merupakan strategi yang memungkinkan pihak-pihak yang berkonfrontasi untuk menenangkan diri. Manajer perawat yang terlibat didalam konflik dapat menepiskan isu dengan mengatakan “Biarlah kedua pihak mengambil waktu untuk memikirkan hal ini dan menentukan tanggal untuk melakukan diskusi”

1.6.2. Mengakomodasi

Memberi kesempatan pada orang lain untuk mengatur strategi pemecahan masalah, khususnya apabila isu tersebut penting bagi orang lain. Hal ini memungkinkan timbulnya kerjasama dengan memberi kesempatan pada mereka untuk membuat keputusan. Perawat yang menjadi bagian dalam konflik dapat mengakomodasikan pihak lain dengan menempatkan kebutuhan pihak lain di tempat yang pertama.

1.6.3. Kompetisi

Gunakan metode ini jika anda percaya bahwa anda memiliki lebih banyak informasi dan keahlian yang lebih dibanding yang lainnya atau ketika anda tidak ingin mengkompromikan nilai-nilai anda. Metode ini mungkin bisa memicu konflik tetapi bisa jadi merupakan metode yang penting untuk alasan-alasan keamanan.

1.6.4. Kompromi atau Negosiasi

Masing-masing memberikan dan menawarkan sesuatu pada waktu yang bersamaan, saling memberi dan menerima, serta meminimalkan kekurangan semua pihak yang dapat menguntungkan semua pihak.

1.6.5. Memecahkan Masalah atau Kolaborasi

1.6.6. Pemecahan sama-sama menang dimana individu yang terlibat mempunyai tujuan kerja yang sama.

1.6.7. Perlu adanya satu komitmen dari semua pihak yang terlibat untuk saling mendukung dan saling memperhatikan satu sama lainnya.

2. Manajemen Keputusan

2.1. Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen

Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dapat menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya. ---

2.2. Tipe Kegiatan Manajemen

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :

2.2.1. Perencanaan strategic

Perencanaan strategic merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.

2.2.2. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

Proses evaluasi lingkungan luar organisasi merupakan Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan yg diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.

2.2.3. Penetapan tujuan

Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.

2.2.4. Penentuan strategi

Penentuan strategi adalah Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Dengan strategi semua kemampuan yang berupa sumberdaya-sumberdaya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.

2.2.5. Pengendalian manajemen

Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yang dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn.

Proses pengendalian manajemen terdiri dari :

1. pembuatan program kerja
2. penyusunan anggaran
3. pelaksanaan dan pengukuran
4. pelaporan
5. analisis.

2.2.6. Pengendalian operasi

Pengendalian operasi adalah Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.

2.3. Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

2.3.1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur

Keputusan terprogram/keputusan terstruktur adalah keputusan yg berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah.
Contoh : keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2.3.2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur

Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur adalah keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yg terperinci.
Contoh : Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

2.3.3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur

Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur adalah keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

2.4. Tipe Informasi

Sistem informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :

2.4.1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information)

Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.

2.4.2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information)

Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) adalah membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yg terjadi.

2.4.3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information)

Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) adalah informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

2.5. Karakteristik Informasi

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasi yang berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain :

2.5.1. Kepadatan Informasi 

Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.

2.5.2. Luas Informasi

Manjemen bawah karakteristik informasi. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.

2.5.3. Frekuensi informasi

Manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tidak jelas.

2.5.4. Waktu Informasi

Manajemen tingkat bawah, inf yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu informasi lebih ke masa depan berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa depan.

2.5.5. Akses Informasi

Level bawah membutuhkan informasi yang periodenya berulang-ulang, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses informasi tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebib tinggi, periode inf yang dibutuhkan tidak jelas, sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil informasi kapan pun mereka membutuhkan.

2.5.6. Sumber Informasi

Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat bawah lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan.

2.6. Peran Manajemen

Menurut Henry Mintzberg

2.6.1. Peran Interpersonal

Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :

1. Figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan diluar organisasi.
2. Pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.
3. Penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal-personal di semua tingkatan manajemen. 

2.6.2. Peran Informational

Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi.

Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.

2.6.3. Peran decisional

Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yang menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber-sumber daya organisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi

2.7. Tahapan Pengambilan Keputusan

Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :

1. Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan. 
2. Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif-alternatif pemecahan masalah. 
3. Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif-alternatif yg disediakan. 
4. Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

Read more: http://narenciel.blogspot.com/2009/11/manajemen-konflik-keputusan-dan-solusi.html